Case: Indflytningssamtaler sikrer trivsel og godt samarbejde med pårørende

Indflytningen på et plejecenter er ikke kun en voldsom forandring for den borger, der flytter ind. Også de pårørende – ægtefæller, børn eller andre nære relationer - kan opleve overgangen som en ekstremt sårbar situation, der udløser usikkerhed og giver anledning til en lang række spørgsmål.

Ved personalet overhovedet, hvad min mand kan lide at lave? Eller hvilke omgivelser han holder af? Og hvad sker der med mig, nu hvor han flytter på plejecenter, og min rolle som primær omsorgsperson bliver overtaget af andre?

Indflytningssamtalen på plejecenteret er en oplagt anledning til at besvare spørgsmålene og give borgeren og de pårørende en tryghed midt i forandringerne. Samtalen er samtidig en mulighed for, at personalet allerede fra start får kendskab til borgernes og de pårørendes individuelle behov, ønsker, livshistorie og vaner. Lige fra afgørende livsbegivenheder til fx interesser, foretrukne farver og yndlingsretter. Under samtalen kan de pårørende også sætte ord på, hvordan de ønsker, at plejecenteret skal inddrage dem i hverdagen omkring borgeren, og hvordan personalet kan støtte fx et ægtepar i at bevare deres fælles identitet. Alt sammen viden, som har afgørende betydning, når personalet skal skabe de bedst mulige rammer for de nytilkomne og indlede et godt samarbejde med borger og pårørende. 

Siden foråret 2022 har man i Lejre Kommune, i tæt samarbejde med Altidens faglige konsulenthus, arbejdet med at udvikle en systematisk model for at gennemføre indflytningssamtaler på tværs af kommunens tre plejecentre.

”Erfaringen var, at de praktiske informationer kom til at fylde lidt meget i indflytningssamtalerne, men nu bestræber vi os på at kommunikere det praktiske ud i skriftlige materialer, så vi fokuserer samtalen på: Hvem er I? Hvad er vigtigt for jer? Det er borgeren og den pårørende, der er i centrum i samtalen.”

- Lykke Bergman Dressel, udviklingskonsulent i Center for Sekretariat & Implementering, Lejre Kommune
 

Afsæt i personcentreret omsorg

Indsatsen med at systematisere indflytningssamtalerne er en del af et større projekt om ”Hjemlighed i praksis”, som tager afsæt i den personcentrede tilgang. En tilgang, der bl.a. er omtalt i Sundhedsstyrelsens håndbog ”Personcentreret omsorg i praksis”, hvor teorien om personcentreret omsorg beskrives. 
I arbejdet med personcentret omsorg blev kommunen opmærksom på, at tilgangen med fordel kunne anvendes allerede ved indflytning. Ønsket var, at indflytningssamtalerne blev systematiseret med en fastlagt struktur, der kunne afdække borgerens og de pårørendes liv og ønsker, så personalet kunne tage afsæt i denne viden i deres socialpædagogiske arbejde.

Derfor udviklede man i samarbejde med personalet et dialogværktøj med en række spørgsmål, der sikrede, at borgerens og de pårørendes situation, ønsker og perspektiver blev belyst. 

Spørgsmålene er inspireret af elementer fra teorien om personcentreret omsorg og den engelske psykolog Tom Kitwoods teori om menneskets grundlæggende psykologiske behov, der er afgørende for trivsel. 
De blev kategoriseret under temaerne:

• Trøst
• Identitet
• Beskæftigelse
• Inklusion 
• Tilknytning
• Personlighed 
• Sanser
• Neurologi

Hvert overordnet spørgsmål ledsages af en række hjælpespørgsmål, som guider personalet til at spørge ind til temaet. Hjælpespørgsmål til temaet ”Sanser” kan fx lyde: Hvilke farver kan du godt lide? Hvordan har du det med fysisk kontakt? Mens et hjælpespørgsmål til temaet ”Trøst” kan være ”Hvad har du brug for, når du er ked af det?”.

I samarbejde med en grafiker fik spørgsmålene en overskuelig form, og det færdige resultat er et sæt samtalekort, hvor der på den ene side fremgår det overordnede spørgsmål, mens hjælpespørgsmålene optræder på bagsiden. I kommunens afprøvningsproces blev materialet testet på både på borgere og pårørende.

Hensigten er ikke, at samtlige spørgsmål skal stilles og besvares, men at medarbejderne kommer omkring de vigtigste emner i samtalen, og at hjælpespørgsmålene hjælper dialogen yderligere på vej. 

Pårørende er en del af alle faser

Før borger og pårørende inviteres til indflytningssamtalen, har plejecenteret sendt en pjece med praktiske informationer og et skema med spørgsmål til borgerens livshistorie til borger og pårørende. Skemaet fokuserer på bl.a. familie, tidligere bopæl og betydningsfulde oplevelser, og borgerne opfordres til at udfylde skemaet sammen med deres pårørende. Svarene fra livshistorieskemaet sendes retur til plejecenteret, så medarbejderen, der skal gennemføre indflytningssamtalen, på forhånd er sporet ind på borgerens liv og relationer.

Som udgangspunkt deltager pårørende i indflytningssamtalerne, og erfaringen er, at det er ideelt at være to medarbejdere til hhv. at spørge og notere. Personalet oplever, at spørgsmålene åbner samtalen op på en ny måde og er en støtte – særligt i forbindelse med mere personlige emner. Det kan være nemmere at spørge, når spørgsmålet allerede er formuleret, og man har et kort at henvise til og derfor ikke selv optræder som afsender.

Informationerne fra samtalen skal journaliseres i kommunens dokumentationssystem, NEXUS, så viden kan tilgås af alle medarbejdere, herunder fx nyansatte, men da projektet stadig er i en afprøvningsfase, har kommunen endnu ikke fastlagt en arbejdsgang for den videre overlevering af viden.

Hensigten er, at dialogværktøjet på længere sigt også skal kunne benyttes som udgangspunkt for løbende statussamtaler, så man jævnligt spørger systematisk til borgerens og de pårørendes oplevelse af opholdet på plejecenteret. Derudover kan det anvendes ved situationer, hvor der opleves markant forandring i borgerens eller den pårørendes trivsel.

Sådan skabte Lejre Kommune dialogværktøjet i tre trin

Udvikling

Udvalgte medarbejdere fra de tre plejecentre blev nedsat i en referencegruppe, og ledere blev nedsat i en styregruppe. De to grupper arbejdede herefter ved en række workshops med at afdække nuværende praksis samt udvikle en ny model for indflytningssamtalerne og konkrete spørgsmål til dialogværktøjet. Erfaringen var, at det var værdifuldt at bringe medarbejdere og ledere sammen på tværs af arbejdssted, fordi de gensidigt inspirerede hinanden 

Afprøvning

I afprøvningsperioden, der strækker sig fra juni 2022 til slutningen af oktober 2022,  gennemføres en række indflytningssamtaler på hvert plejecenter. Målet er at nå i alt 10.  Efter denne fase evaluerer medarbejdere og ledelse konceptet. Er formen med samtalekort overhovedet den rette? Fungerer spørgsmålene? Er der for mange? Og får personalet den viden, de har brug for? Herefter inviteres en referencegruppe bestående af borgere og pårørende, som har deltaget i samtalerne, til at give deres feedback. På baggrund af deres kommentarer justeres konceptet igen inden implementering.  

Implementering

Konkrete arbejdsgange og indsatser fastlægges – igen i tæt samarbejde med medarbejdere og ledelser på de tre plejecentre, som driver retning, form og indhold. De medarbejdere der skal anvende modellen modtager praksisnær kompetenceudvikling i implementeringsfasen.

Gode råd fra Lejre Kommune

Læg fundamentet

Den fælles faglige ramme er vigtigt. I Lejre Kommune var det fx en stor fordel, at personalet havde været gennem et fælles kompetenceudviklingsforløb i personcentreret omsorg og værdighed, så alle var enige om tilgangen og det fælles faglige sprog.  

Involvér og justér

Indsats, modeller og værktøjer skal give mening for personalet i hverdagen, og kun ved at inddrage dem som en aktiv part i udvikling, afprøvning og implementering, kan man sikre, at forandringen rent faktisk kommer til at ske i praksis, og at indsatser og arbejdsgange forankres. Et vigtigt greb er at evaluere og justere tiltagene undervejs i processen gennem en fælles faglig refleksion, så de giver mening i praksis.

Prioritér ressourcer og kompetenceudvikling

Der skal afsættes tid til at udvikle, forberede og gennemføre samtalerne, ligesom det er nødvendigt at støtte medarbejderne i opgaven gennem praksisnær faglig sparring og coaching.