Sønderborg Kommune spreder kvalitet og forenkling af dokumentationsarbejdet hos medarbejderne

5 medarbejdere fra henholdsvis hjemme- og sygeplejen og plejecentre har påpeget indsatsområderne, forslået ændringer og deltaget i testen disse. Vi har arbejdet med forbedringsmodellen ved at arbejde med småskala afprøvninger og tests. På nuværende tidspunkt marts – juli 2022 er vi ved at sprede indsatserne til hele den kommunale Hjemme- og sygepleje og til alle plejecentre.

Ovenstående plakat er tegnet for at visualisere den rejse vi er på med Kvalitet og forenkling.

Ved projektets start blev der lagt op til at alle medarbejdere skulle modtage undervisning i de nye tiltag og i de ændringer, der var besluttet om dokumentationen. Under tests i pilotområderne blev det hurtigt klart, at det ikke var måden at gøre det på. Forbedringerne er praksisnære og der er brug for, at der er mulighed for, at træne med hands on.

Derfor udarbejdede vi en, nok ret ambitiøs, spredningsplan. I planen er det pilotdeltagerne og projektkonsulenterne (1 projektleder og 2 kvalitetskonsulenter) der kommer ud på de 9 plejecentrene og de 4 hjemme- og sygepleje distrikter vi har i Sønderborg.

Beskrivelse af spredningsplanen

Hvert plejecenter/distrikt får puljemidler til frikøb af 4 medarbejdere, der er udpeget som nøglepersoner i forbindelse med spredningen. Der er afsat tid til en dag med en fællesworkshop, her deltager daglige ledere og nøglepersoner fra 3 plejecentre/ hjemme- og sygeplejedistrikter. Desuden er der afsat midler til at afholde 3 ½ dag til spredning ude i de respektive områder. Det er nøglepersonerne og lederne der står for spredningen i eget område efter afholdelsen af dagene.

• Workshop for nøglepersoner og daglige ledere: På den fælles workshop samles 3 plejecentre/hjemme- og sygeplejedistrikter, hvor projektet præsenteres, der arbejdes med forbedringsmetoden og spild. På denne workshop lægges en plan for spredningen i det enkelte plejecenter/distrikt. Planen udarbejdes, som en handleplan og denne plan bliver et udgangspunkt for hele spredningen af projektet i det enkelte plejecenter/hjemme- og sygeplejedistrikt. Workshop i det enkelte plejecenter/hjemme- og sygeplejedistrikt: Efter den fælles workshop er der planlagt 3 ½ dag i det enkelte plejecenter/distrikt. Her deltager daglige ledere, de frikøbte nøglepersoner og et antal ressourcepersoner som det er muligt at trække ud af plejen den dag. På disse dage er det medarbejderne der rydder op i dokumentationen med vejledning fra pilotdeltagere og projektkonsulenterne. F.eks. er det en sygeplejerske fra et pilotområde, der sidder sammen med sygeplejerskerne og drøfter hvordan og hvor der kan ryddes op i dokumentationen.
• Spredning i det enkelte plejecenter/hjemme- og sygeplejedistrikt: I forlængelse af de afholdte workshops er det de daglige ledere og de udpegede nøglepersoner der er ansvarlige for spredningen i deres eget område.

Erfaringer med spredningsplanen

Nøglepersonerne tager godt imod forenklingerne, men de vil gerne have undervisning og de skal hjælpes med at forstå deres rolle, som dem der skal sprede ændringerne til deres kollegaer. De konkrete ændringer er ikke de vanskeligste, men ændring af kultur fylder meget i projektet og her kræver det at projektledelsen står fast, på det der er aftalt. Her er det en styrke at vi i formidlingen inddrager de medarbejdere, der har været med til at påpege og teste ændringerne. Det er en styrke at der står en sygeplejerske eller social- og sundhedsassistent og fortæller hvordan de gør, fremfor at det er en konsulent, der fortæller det.

Det har været vigtigt at de daglige ledere er tilstede og er involveret i spredningen, det er ikke nødvendigvis dem, der skal være eksperter, men det er dem der skal sætte dagsordenen. Det har været meget forskelligt, hvordan processen er grebet an i områderne. Der hvor det lykkes er der, hvor lederne er gået meget aktivt ind og har afsat tid på møder til at sprede forenklingerne.

Opfølgning på spredningsplanen

Projektet forløber indtil ultimo september og spredningsplanen er gennemført for alle områder i perioden marts – juli. I den periode er der afholdt 3 ½ dag med alle områder. Der er planlagt en opfølgningsdag i august/september i alle områder. Her fastsætter vi indikatorer for successen af implementeringen, ved at alle områder igen besøges af kvalitetskonsulenterne, som vil følge praksis og give feedback ud fra målepunkterne til læring og opfølgning i områderne.

Der er foretaget en før-måling på en del af forbedringerne og disse følges op af målinger undervejs. Et eksempel på en måling er antal adviser.