Kvalitetsteams skaber nye samarbejder om bedre dokumentation i Vordingborg

Den centrale taskforce er sammensat af projektlederen (undertegnede), en mellemleder med dyb indsigt på både ledelses- og praksisniveau, to højt specialiserede sygeplejersker samt en ergoterapeut med en bred berøringsflade i kommunen. Alle er udpeget specifikt til deres roller mhp. at skabe en taskforce med brede kompetencer og dyb viden om organisationen på forskellige niveauer.

Der er nedsat syv lokale kvalitetsteams. Ét for hvert af kommunens syv distrikter. De lokale teams er tværfaglige og som hovedregel sammensat af en (assisterende) distriktsleder, en koordinerende sygeplejerske, en SOSU-assistent og en SOSU-hjælper. Størstedelen har selv meldt sig til projektet, og den strategi har vi valgt helt bevidst for at sikre os medarbejdere og ledere med drive og høj motivation.

Det tværgående bruger-pårørende-panel (nu kaldet VOR-Panelet) er sammensat af brugere og pårørende, udvalgte interne konsulenter og rådgivere i kommunen samt repræsentanter for relevante interesseorganisationer, politiske råd, Folkekirken mm. Derudover er det planen at invitere deltagere ind ad hoc, som har dyb viden eller skæve perspektiver på de temaer, som skal drøftes. Lanceringen af panelet har været sat på pause bl.a. pga. covid-19, og det første møde afholdes derfor primo oktober.

Ift. dokumentation og data så er der indledningsvist i projektet gennemført et relativt stort analytisk arbejde, som fx omfatter:

• En brugertilfredshedsundersøgelse blandt alle ældre borgere i Pleje og Omsorg
• En medarbejdersurvey
• Et journalaudit
• En serie af lederinterviews
• Kortlægning af borgernes rejse gennem vores system

Det har været et nødvendigt vidensgrundlag at opbygge og er nu afsættet for det videre strategiske arbejde i taskforcen. Det har også været med til at identificere fremtidige fokusområder, der således rækker ud over projektet.

I Vordingborg Kommune er vi desuden i proces med indkøb af et nyt omsorgssystem. En del af kravsspecifikationerne omfatter vores behov for mere datadrevet udvikling, og det bliver spændende at se, hvad implementeringen i 2022 giver af nye muligheder for analyse, målstyring og monitorering.

Hvilken opgave har kvalitetsteamsene fået?

Hvert kvalitetsteam har - i samråd med taskforcen og vejledere på et kompetenceudviklingsforløb på Absalon - udvalgt en udfordring i dokumentationen, som de gerne vil arbejde med lokalt. Denne første udfordring udgør samtidig en slags kravlegård, hvor teamet kan øve sig på at arbejde inden for rammerne af Forbedringsmodellen.

Når de er i mål med den første udfordring, vil arbejdet fortsætte med lidt mere stram styring fra taskforcens side. Denne har på baggrund af det analytiske og strategiske arbejde identificeret 13 konkrete udfordringer i dokumentationen, som de lokale kvalitetsteams skal arbejde med. De lokale teams kan frit vælge, hvilken rækkefølge de vil arbejde frem efter, og de kan i vid udstrækning selv bestemme, hvordan de vil løse de konkrete udfordringer lokalt. De har med andre ord ikke så stor medbestemmelse ift. hvad, der skal arbejdes med, men til gengæld stor indflydelse på hvordan. Det er så taskforcens opgave at dele viden og erfaringer på tværs af de lokale teams, samt at være fødselshjælper, hvis de kører fast eller taber motivationen lokalt.

Hvad har været det mest positive ved at skabe disse kvalitetsteams - indtil videre?

”Jeg gør, som jeg plejer, når jeg kommer ud til borgerne, og hvis vedkommende er glad, så tænker jeg, at jeg har gjort mit arbejde” – Medarbejdercitat

Der har i organisationen af forskellige årsager været en tendens til at begrave sig i driften, men det er så utrolig vigtigt indimellem at kunne løfte sig op i helikopteren og stille sig undrende over for den vanlige praksis: Hvordan er kvaliteten egentlig af de ydelser, vi leverer? Hvad ville vores borgere og pårørende mon sige, hvis vi spurgte dem? Og hvad med dokumentationen specifikt? Kunne vi gøre noget anderledes? Smartere? Osv.

Jeg oplever som projektleder, at de lokale kvalitetsteams (og dialogen imellem dem) allerede har styrket refleksionen, tværfagligheden, den faglige stolthed og arbejdsglæden – men også det borgercentrerede perspektiv på plejen. Det er guld værd. Og det sker vel og mærke i en innovationskontekst præget af massivt pres på driften qua de store rekrutteringsudfordringer, der pt. er i sektoren.

Hvilket potentiale har kvalitetsteamsene til at bidrage til øget omsorg og nærvær?

Udover borgeren selv så er journalen ofte den eneste konstant på borgerens rejse gennem vores system. Vores analyse viser samtidig, at der er potentiale for at løfte dokumentationen på en række områder. Vi har i projektet derfor truffet beslutning om, at dokumentationen skal være løftestang for kvalitetsudviklingen, herunder også for øget omsorg og nærvær.

Uanset indgangen så er der på et generelt plan mange fordele ved at arbejde med udvikling og implementering gennem lokale enheder: De oplever ejerskab, mening og motivation, når de er medskabere, men de kender også den kontekst, der skal implementeres i, og det betyder altså færre bump på vejen samt større mulighed for tilpasning til lokale forhold.

Samtidig er frontpersonalet jo også repræsenteret i de lokale kvalitetsteams. Det giver legitimitet blandt kollegerne, at de udvikler løsninger, som de selv skal være med til at levere på, og det giver feedback i første led til kvalitetsteamet, hvis noget ikke fungerer optimalt.

Hvad er næste skridt?

Der er mange ting i gang pt.

Vi er lige startet op på modul 2 i et stort kompetenceudviklingsforløb på Absalon, og i synergi med det arbejder de lokale kvalitetsteams som nævnt med deres første udfordring (omsat til PDSA-cirkler inden for Forbedringsmodellens metodiske ramme).

Inden for et par uger starter vi en serie af såkaldte læringscaféer op, hvor de lokale kvalitetsteams involverer deres kolleger i arbejdet. I første omgang for vidensdeling, sparring og feedback. På længere sigt for bred implementering af løsningstiltag.

Parallelt med dette har taskforcen udviklet et strategisk oplæg til projektets styregruppe, som netop er blevet godkendt. Nu følger arbejdet med at udrulle – foreløbig – to løsningstiltag (PDSA’er) derfor.

I starten af oktober lanceres som nævnt endelig vores nye VOR-Panel, og så er vi efterhånden kommet hele vejen rundt i den projektmodel, som jeg introducerede indledningsvis.