Balancen mellem drift og udvikling kan være en svær nød at knække

Af projektleder Dorthe Iversen, Ikast-Brande Kommune.

Hinandens forudsætning for forandring

I forberedelsen af projekt ”erantis” talte vi om den svære balance mellem samtidig at udvikle og drifte. Vi forsøgte at forberede organisationen ved at tale med ledere og medarbejdere om forholdet mellem drift og udvikling. Vi arbejdede med en metafor om en tandpasta med to farver, hvor farverne symboliserer drift og udvikling. Begge farver skal presses ud af tuben samtidigt, for at tandpastaen virker optimalt.

I bestræbelserne på at styrke vores bevidsthed og handlemuligheder blev der planlagt en lederworkshop med inspiration fra Region Hovedstadens håndbog om at arbejde og lede i en forbedringskultur. Håndbogen beskriver, at lederrollen i en forbedringskultur ændres og angiver konkrete metoder, som ledere kan anvende i ledelse af forbedringer, imens organisationen drifter.

Alligevel er det svært

På trods af gode intentioner og forberedende dialog er det også blevet svært i projekt ”erantis”. I en travl hverdag prioriteres drift frem for udvikling og både medarbejdere og ledere har sagt: ”jamen, driften er det vigtigste”. Vi oplever, at bump på vejen ofte giver os ideer til mulige forbedringer, og derfor bestræber vi os på at drøfte udfordringerne med hinanden. Det har vi gjort med nedenstående konkrete eksempel, som vi her vil dele. Intentionen er, at perspektivere eksemplet for at blive klogere på den andens perspektiv og om muligt udvikle egne handlemuligheder, når det sker næste gang – for det vil ske.

En prøvehandling om et fokuseret rehabiliteringsforløb er planlagt, og to medarbejdere fra Hjemmeplejen og to fra Genoptræningen deltager i prøvehandlingen. Det er aftalt, at imens de valgte medarbejdere arbejder med prøvehandlingen, skal de ikke indgå i deres sædvanlige opgaver. Fredag eftermiddag erfarede leder og planlægger i Hjemmeplejen, at de mandag morgen stod til at mangle medarbejdere for at kunne dække kørelisterne. Lederen beder derfor de to medarbejdere fra prøvehandlingen om at møde på arbejde i Hjemmeplejen mandag morgen. En orienteringsmail om beslutningen sendes til projektkonsulent og leder af Genoptræning, hvor det fremgår, at distriktslederen for Hjemmeplejen har godkendt beslutningen.

Lederen

Første perspektiv kan være lederen fra Hjemmeplejen. Hun skal sikre, at borgerne får den aftalte hjælp og støtte. Grundet rekrutteringsudfordringer og Covid-19 sygdom mangler hun medarbejdere, og hun ved, at mandag morgen kan hun ikke få de to ender til at nå hinanden. Den situation kender mange og kan sikkert også genkalde sig følelsen man står med, hvorfor vi kan have svært ved at forestille os andre muligheder end at bede de to medarbejdere fra prøvehandlingen om at møde på arbejde.

For at hjælpe os til at tage et andet perspektiv og måske finde andre løsningsmuligheder er det ofte en hjælp at stille spørgsmål. Hvem mon lederen talte med om mulige handlinger, inden hun traf sin beslutning? Er det muligt at aflyse borgeres hjælp og støtte? Kan Hjemmeplejen spørge pårørende om at hjælpe deres pårørende, fordi Hjemmeplejen mangler personale? Kan lederen spørge de to medarbejdere i prøvehandlingen, om de har mulighed for at hjælpe?

Projektkonsulenten

Hendes opgave er at sikre og facilitere, at lederne af Hjemmepleje og Genoptræning samt medarbejderne får lavet aftaler og forberedelser, så prøvehandlingen bliver gennemført. Hun ved, at projekt ”erantis” og dermed fremtidige forandringer i organiseringen og samarbejdet omkring borgernes hjælp og støtte afhænger af, i hvilken grad vi kan hente erfaringer fra prøvehandlingen.

I ovenstående situation oplevede hun, at hendes viden ikke blev inddraget før beslutningen blev truffet. Kunne projektkonsulenten andet end at se til? Nej, ikke i forhold til at ændre den aktuelle beslutning der trådte i kraft mandag morgen kl. 7.00, og hun møder først på arbejde kl. 8.00. Vi ved, at dette ikke er en unik situation, og derfor kan projektkonsulenten overveje sine handlinger for at ændre fremtidige beslutninger mellem drift og udvikling, Hun kan facilitere en samtale om episoden mellem ledere og medarbejdere: Hvad har de lært af dette eksempel? Hvordan vil de handle en anden gang?

Medarbejderne

Medarbejderne glæder sig til at komme i gang med prøvehandlingen, som de har været med til at forberede. Det er særligt for dem at skulle arbejde i prøvehandlingen og være med til at vise en mulig vej for fremtidens arbejde med rehabilitering og modtagelse af nye borgere. De har mere end nogen andre et ben i drift og et ben i udvikling.

Når lederen beder medarbejderne om at møde mandag morgen i Hjemmeplejen, kan de derfor være splittede mellem to opgaver, som de gerne vil varetage. Kan de gøre andet? Kan de spørge lederen, om der er andre muligheder eller måske foreslå en anden løsning?

Ingen nem løsning

Vi kan ikke fjerne udfordringen mellem drift og udvikling, men vi kan arbejde på at blive bedre til at holde balancen. Vi vil i ”erantis” også fremover have fokus på, hvordan vi afstemmer vores forventninger og øger vores handlemuligheder i balancen mellem drift og udvikling.

Hvis du vil læse mere om projektet, kan du gå ind på projektets hjemmeside og læse mere.