Nem borgerdialog sikres gennem ledelsesopbakning til projektfremdrift på Frederiksberg

Interview med projektleder Lisa Lindeloff, Frederiksberg Kommune

Hvad går jeres projekt ud på?

I projektet videreudvikler Frederiksberg Kommune en ny app (Min Dialog) til borgerne, der modtager ydelser fra Sundheds- og Omsorgsafdelingen. Den første udgave af Min Dialog er blevet idriftsat løbende siden maj 2021, og her kan borgere og pårørende se og ombooke aftaler, skrive beskeder til medarbejderne og se aktiviteter i lokalområdet. I den nye udgave af Min Dialog, som Frederiksberg Kommune udvikler i forbindelse med projektet i puljen, kommer borgere og pårørende også til at kunne se alle egne data fra vores sundhedssystem Cura, holde videomøder med medarbejderne og finde endnu flere aktiviteter i lokalområdet. 

Dialog er omdrejningspunktet for Min Dialog, og formålet er at skabe et endnu tættere samarbejde med borgere, pårørende og civilsamfundet om ydelser i Sundheds- og Omsorgsafdelingen, f.eks. hjemmepleje, sygepleje og genoptræning, så vi derigennem styrker omsorgen og nærværet via dialogen. 

For begge versioner af Min Dialog er medarbejdere, ledere, borgere og civilsamfund inddraget lige fra designfasen til de endelige beslutninger om funktioner. Formålet er at sikre, at vi laver en løsning, som skaber værdi for borgerne såvel som vores medarbejdere. 

Hvad er potentialet ved at bruge ’Min Dialog’?

I Frederiksberg Kommune arbejder vi på at skabe bæredygtige løsninger. Når vi tænker bæredygtighed i Min Dialog, forstår vi bæredygtighed som ’langsigtet balance i ressourcer’ – både borgerens, de pårørendes og kommunens ressourcer. Med projektet ønsker vi også at finde uopdagede ressourcer, eksempelvis at en borger kan deltage i videotræning på egen hånd, eller selv sende målinger ind til os via Min Dialog. Det kan også være ved, at det bliver lettere for borgerens pårørende at planlægge, hvordan borgeren kan hjælpes til en aftale f.eks. i den ambulante genoptræning. 

Men vi søger ikke bare uopdagede ressourcer hos borgerne, vi vil også finde dem i civilsamfundet. Det gør vi ved, at organisationer og frivillige foreninger får mulighed for at formidle tilbud om aktiviteter og arrangementer til vores borgere i Min Dialog.

Når borgerne bruger Min Dialog, får de også øget selvbestemmelse, fordi de langt mere fleksibelt kan planlægge hvor og hvornår, de vil modtage deres service. Samtidig vil den øgede gennemsigtighed, som indblikket i egne data giver, øge vores troværdighed og borgerens følelse af autonomi. En positiv afledt effekt er også, at vores medarbejdere skal bruge mindre tid på dokumentation – tid, som medarbejderne i stedet kan bruge på nærvær og omsorg.

Hvor har projektet allerede vist potentiale til at øge omsorg og nærvær?

Min Dialog er taget i brug af flere borgere, der modtager ydelser fra bl.a. den ambulante genoptræning og sygeplejeklinikkerne. Nedenstående er nogle af de første tilbagemeldinger, vi har fået. 

Når vi er længere inde i projektperioden, og Min Dialog version 1 har været i drift i længere tid, vil vi indsamle og analysere strukturerede data med henblik på løbende at vurdere projektets potentialer.  

• Borger fra den ambulante genoptræning der henvender sig til vores support: ”Det er simpelthen sådan et flot stykke arbejde, I har gjort. Det er nemt og overskueligt, det kan jeg godt lide.”
• Sygeplejerske fra en sygeplejeklinik, der var forhindret i at deltage på et introduktionsmøde om Min Dialog: ”Det er let for borgere at forstå Min Dialog. Selv uden egentlig undervisning, men med vejledningsmateriale, kunne jeg sætte en borger ind i det, og næste dag skrev borgeren til mig gennem programmet.”
• Fysioterapeut fra den ambulante genoptræning, der varetager aflysninger gennem Min Dialog: ”Jeg fik to aflysninger i går morges, og det gik bare nemt. Så var de aflyst, og vi gik videre, som vi plejer.”

Hvilken rolle spiller direktør og ledere i at sikre fremdrift i projektet?

Ledelsen er meget engageret i Min Dialog, og ønsker at skabe et godt grundlag for den organisatoriske implementering. Således er Min Dialog f.eks. blevet et fast punkt på de månedlige møder med alle ledere i Sundheds- og Omsorgsafdelingen.

• Styregruppen og styre- og koordinationsgruppen

Projektet rapporterer månedligt til styregruppen som består af direktør, vicedirektør, afdelingschef, chefer og mellemledere fra Social-, Sundhed- og Arbejdsmarkedsområdet i Frederiksberg Kommune. Styregruppen har dels til formål at sikre fremdrift i projektet og dels at sikre grundlaget for den organisatoriske implementering i driften. 

I forlængelse af styregruppemøderne holder vi også styre- og koordinationsgruppemøder. Her er mellemledere fra driften også repræsenteret, og møderne bruges derfor til at drøfte aktuelle emner, for på den måde at sikre den tætte kobling mellem driften og projektet og et godt grundlag for implementeringen. 

• Ugentlige møder med direktør og afdelingsleder

Hver uge har vi møde med hhv. direktør for Social-, Sundhed- og Arbejdsmarkedsområdet og afdelingschef for Staben i Social-, Sundhed- og Arbejdsmarkedsområdet. Formålet med møderne er at sikre en tæt koordinering i alt fra tekniske funktioner til økonomi, og at vi kan træffe hurtige beslutninger, så vi sikrer den gode fremdrift i projektet. På møderne afklarer vi også, hvilke beslutninger og drøftelser, vi har brug for at løfte til hhv. styregruppen og styre- og koordinationsgruppen. 

Hvad har I gjort for at få ledelsen tæt på?

Ledelsen har helt fra starten og siden ansøgningen til Sundhedsstyrelsen været engageret i projektet og ser store potentialer for hele sundheds- og omsorgsområdet. 

Hvad betyder den stærke ledelsesopbakning for dig som projektleder?

For mig som projektleder er det en forudsætning for projektets succes, at der er et løbende og tæt samarbejde med driften gennem hele projektperioden. Hvis ikke driften er inddraget og engageret i projektet, kan det være meget vanskeligt at sikre den varige forankring, så projektet kan komme ud og skabe den værdi for borgere og medarbejdere, det er tænkt til. I samme ombæring er projektets fremdrift afgørende for succes og værdiskabelse – hvis der ikke er fremdrift, kommer projektet ikke ud og skaber værdi i driften. 

Derfor er det to elementer, jeg har meget fokus på, og derfor er det en stor fordel for projektet som helhed, at ledelsen bakker op om netop disse to elementer. Det gør projektets mulighed for succes på den lange bane langt bedre. 

Hvad er næste skridt?

• Udvikling af Min Dialog og løbende afklaringer 

Systematic er så småt i gang med at udvikle Min Dialog version 2. Under udviklingen har vi tæt kontakt med Systematic, og vi har løbende afklaringsmøder, hvor også driften er repræsenteret. Formålet er at finde de løsninger, som giver mest mulig værdi for både medarbejdere, borgere og pårørende.

• Kompetenceudvikling af medarbejdere og ledere

Formålet med kompetenceudviklingen er, at medarbejdere og ledere får de fornødne kompetencer til at kommunikere på skrift og tale, samt at kunne håndtere den ændrede relation mellem borger, pårørende og medarbejder, som åbenheden i Min Dialog kan skabe. 

Formen og indholdet i kompetenceudviklingen identificeres i tæt samarbejde med medarbejdere og ledere, især i inddragelse af MED-udvalgene. Målet er at lave en kompetenceudviklingsindsats, der indholdsmæssigt rammer behovet hos medarbejderne, og som har en form, der imødekommer medarbejdernes ofte travle hverdag. 

• Evaluering 

I projektet er vi i gang med at opsætte en ramme for evaluering af Min Dialog. Hvilke indikatorer vi skal måle på er ved at blive afklaret, men formålet er at kunne vise, hvor og hvordan Min Dialog kan være med til at skabe rum til mere omsorg og nærvær for vores borgere.