Arbejdsgangsanalyse letter dokumentationspraksis i Thisted Kommune

I januar 2021 påbegyndte Thisted Kommune projektet ”Styrket Omsorg og Nærvær i Ældreplejen”, som varer til og med juni 2022. Projektets formål er at afdække, om omsorg og nærvær i ældreplejen kan styrkes vha. en øget rehabiliteringsindsats og ved at forbedre dokumentationspraksissen.

Baggrund for at arbejde med dokumentationen

For at blive klogere på udfordringerne ift. dokumentationen af rehabiliteringsindsatsen, blev der i begyndelsen af projektet foretaget et feltarbejde, der bestod af observationer i hjemmeplejen og interviews af medarbejdere. En af konklusionerne fra feltarbejdet var, at en af de helt store udfordringer var at få dokumenteret korrekt i Thisted Kommunes omsorgsjournalsystem, Cura. I forhold til rehabiliteringsforløbene, var der tvivl om, hvor og hvornår der skulle dokumenteres, og hvem der havde ansvaret for at gøre det. Det betød, at journalerne ikke var opdaterede i forhold til rehabiliteringen, og at dokumentationen ikke var ensrettet. På bagrund af den indsigt valgte Thisted Kommune at igangsætte et arbejde, der skulle analysere arbejdsgangen nærmere. 

Udredning af udfordringer med dokumentationen

Der blev sammensat en arbejdsgruppe med Curabrugere fra ældreplejen bestående af 9 medarbejdere, teamledere og fagkoordinatorer fra visitationen, træningsenheden og hjemmeplejen, som alle arbejder med rehabilitering. Processen blev faciliteret af Thisted Kommunes systemadministrator for Cura samt en digitaliseringskonsulent.

For at analysere arbejdsgangen benyttede Thisted Kommune KL’s arbejdsgangsanalysemetode KLAR . I denne metode starter man med detaljeret at klarlægge, hvordan arbejdsgangen ser ud på nuværende tidspunkt gennem en såkaldt ”as-is analyse”. Helt konkret blev Cura åbnet på arbejdsgruppemøderne, og så viste henholdsvis visitatorer, planlæggere, terapeuter og hjemmeplejen, hvordan de hver især dokumenterede deres del af et rehabiliteringsforløb. Arbejdsgruppen havde på daværende tidspunkt ikke indsigt i hinandens arbejdsgange, og det var en stor øjenåbner for deltagerne at se, hvordan de andre instanser udfører deres del af dokumentationen.

Arbejdsgangsanalysen gav arbejdsgruppen følgende indsigter:

• Hver afdeling dokumenterede hver sit sted i journalen, hvilket resulterede i, at det, der blev skrevet, ikke blev læst af de næste, der skulle bruge oplysningerne. 
• Oplysninger gik tabt imellem visitation, hjemmepleje og terapeuter. 
• Da hver afdeling brugte deres egen del af journalen, blev der kopieret og lavet meget dobbeltdokumentation. Derudover blev der lavet meget kontrol og derfor sendt unødvendigt mange opgaver imellem instanserne. 

Udarbejdelse af den nye arbejdsgang

Herefter gik arbejdsgruppen i gang med at redesigne en ny arbejdsgang og dokumentationspraksis. Da der var mange problemer med dokumentationen, havde arbejdsgruppen fokus på mange ting i deres redesign. Gruppens overordnede mål var at ensrette og forenkle dokumentationspraksissen, og de havde blandt andet fokus på:

• At alle medarbejdere dokumenterer og læser de samme steder i Cura, så de forskellige instanser er opdaterede på hinandens arbejde med borgerne.
• At man dokumenterer relevante ting så kort og præcist, som muligt, og uden at bruge svære fag- eller fremmedord, så alle medarbejdere uanset uddannelse kan forstå, hvad der er skrevet.
• At nedbringe antallet af beskeder og opgaver sendt over Cura.
• At det, der er skrevet i journalerne, er handlingsanvisende, så alle medarbejdere kan hjælpe borgeren på samme måde.
• At journalerne bliver ajourført, så det der står i journalerne, stemmer overnes med borgerens nuværende tilstand og situation.
• At være tro mod dokumentationsmetoden Fællessprog III, som alle danske kommuner skal følge.

Med mottoet ”jeg ændrer gerne min arbejdsgang, hvis det har betydning for 500 af mine kolleger” gik arbejdsgruppen i gang med opgaven om at forbedre arbejdsgangen i Cura.

Implementering og resultater af den nye arbejdsgang

Medarbejderne i rehabiliteringsteamet bliver løbende undervist i den nye arbejdsgang og dokumentationspraksis, så den kan blive implementeret så godt, bredt og grundigt som muligt. Derudover gennemgår en medarbejder fra arbejdsgruppen til hvert gruppemøde en borger på en storskærm, så hendes kolleger også bliver bekendt med den nye dokumentationspraksis.

Arbejdsgangen implementeres og udbredes fortsat, og der skal arbejdes på at fastholde medarbejderne i den nye og forbedrede arbejdsgang, så de ikke går tilbage til gamle vaner.

I de journalaudits der for nyligt er lavet, ses det, at kvaliteten af dokumentationen i Cura er øget efter de ændringer, som arbejdsgruppen har foretaget. Medarbejderne dokumenterer nu de rigtige steder, skriver relevant, præcis og brugbar information, sender kun en brøkdel af de beskeder og opgaver, de gjorde før og det er blevet nemmere og hurtigere at dokumentere.

Tilbagemeldinger fra medarbejderne

Flere af medarbejderne fra arbejdsgruppen har ved individuelle evalueringer fortalt, at de har været meget positive og begejstrede for projektet og at det har været meget spændende og givtigt at være med i arbejdsgruppen. Medarbejderne fra visitationen fortæller, at de sparer tid ved den nye ensretning af dokumentationspraksissen og at den nye praksis er meget nemmere. Førhen brugte visitationen meget tid på at kontrollere, at de ting de skrev i Cura, nu også blev læst af hjemmeplejen og ført ud i livet, men det er der ikke behov for længere. Medarbejderne fra visitationen udtaler, at de har været glade for at være med og synes, at det er en rigtigt god idé, at de der så at sige “har aktier i Cura”, også er med i arbejdsgruppen. Hjemmeplejen er også begejstrede og de er glade for, at alle i rehabiliteringsteamet nu dokumenterer ens, da det efter deres udsagn “giver ro og overblik”. Derudover fortæller medarbejderne, at de har fået større indblik i og forståelse for de andre instansers arbejde, og at det har givet dem en større respekt for og tålmodighed med det tværfaglige arbejde.

Anbefalinger til andre kommuner

Det er første gang, at vi i Thisted Kommune har anvendt KLAR-metoden til at kortlægge en arbejdsgang i Cura. Metoden har været tidskrævende, men det har vist sig at være rigtig godt givet ud og det har givet et godt resultat. Vi vil derfor anbefale metoden til andre kommuner, da den sikrer inddragelse af medarbejdere fra ældreplejen, sammenhæng på tværs af instanser og bedre forståelse for hinandens arbejdsgange.

I Thisted Kommune har vi mange andre arbejdsgange i Cura, som vi ønsker at se nærmere på med samme tilgang. Det er derfor forventningen, at metoden fortsat vil blive anvendt efter projektet afsluttes, da der er flere arbejdsgange, der skal analyseres og redesignes sammen med medarbejderne i ældreplejen.