Med et digitalt afsæt for samarbejde, omsorg og nærvær skal gevinsterne realiseres i Frederiksberg Kommune

Den første version af Min Dialog har været i brug blandt Frederiksbergs borgere siden maj 2021. Med version 2, som lanceres sidst i 2022, vil borgere og pårørende blandt andet kunne:

• se og aflyse aftaler med kommunen
• få et overblik over lokale aktiviteter og tilbud på Frederiksberg
• skrive beskeder til deres kontaktpersoner fra kommunen
• give pårørende fuldmagt til at tilgå borgerens profil og de funktioner, der følger med
• holde videomøder med medarbejdere
• få adgang til centrale dele af egen journaldata

Med Min Dialog skal borgere på Frederiksberg opnå styrket selvbestemmelse, frihed og tryghed ved at få muligheden for at tage mere aktiv del i deres eget sundheds- og omsorgsforløb.

Min Dialog sætter fokus på inddragelse af civilsamfund, lokale aktivitetstilbud og pårørende som aktive og bidragende samarbejdspartnere for de fagprofessionelle omkring borgerens pleje, med en målsætning om helhedsorienteret pleje med høj grad af omsorg og nærvær.

I projektet har vi arbejdet med 3 spor, eller værdimål, for borgere:

1. ’Min planlægning’ – større fleksibilitet og overblik
2. ’Mine kontakter’ – adgang til viden og nye dialogmuligheder
3. ’Mit netværk’ – viden om og adgang til fællesskaber i lokalsamfundet

Kompetenceudvikling af medarbejdere og ledere

Tættere dialog med kommunens borgere giver anledning til nye arbejdsgange og behov for andre kompetencer hos medarbejderne på de enheder, der leverer Frederiksberg Kommunes sundheds- og omsorgsydelser. Den nye kommunikationsform og den direkte adgang til dokumentation stiller yderligere krav til de fagprofessionelle, og det er derfor helt essentielt for Min Dialogs succes, at medarbejderne er klædt godt på til at imødekomme disse krav, når version 2 bliver rullet ud i løbet af 2022 – både for at sikre, at Min Dialog kan give den ønskede værdi for borgere og pårørende, og for at sikre, at medarbejderne føler sig trygge i de nye måder at møde borgeren på.

For at imødekomme medarbejdernes udtrykte behov lokalt ude i enhederne, har Frederiksberg Kommune udviklet følgende tiltag:

• En online træningsplatform, hvor træningsforløb nemt kan findes og bruges i egen praksis af medarbejderne
• Et ledelseskatalog, der støtter de lokale ledere i at implementere træningsforløbene på deres respektive enheder

Fra projekt til værdi for borgere og kommune

Med version 2 af Min Dialog er Frederiksberg Kommune nu inde i den afsluttende fase i udviklingen af appen, og den skal lige om lidt ud og leve hos borgere og medarbejdere. Det er netop hér, at værdi for borgere og gevinster for kommunen skal realiseres. Opgaven er altså at implementere Min Dialog ude i enhederne, så vi kan opnå den effekt hos borgerne, som ligger til grund for projektet – de tre værdimål, som vi beskrev tidligere. Implementeringen af Min Dialog har naturligvis også en borgerrettet side, og kræver en målrettet, helhedsorienteret kommunikationsindsats; men det første skridt er, at vores kolleger i driften kender Min Dialog, ser appens værdi og implementerer den i deres daglige arbejde.

For at gøre denne værdi mere konkret og målbar brydes projektets værdimål ned til målbare gevinster for borgere og kommunen. Gevinster, som både vores centrale og lokale ledere sørger for at definere og kvalificere. Med en klar forståelse af vores fælles ønskede gevinster kan vi definere, hvad vi nøjagtig har brug for, at medarbejdere gør – og give dem de nødvendige redskaber.

Vi bruger gevinsterne til at kortlægge sammenhængen mellem projektets leverancer, nye kompetencer i organisationen, ny adfærd, ønskede resultater og projektets oprindelige værdimål.

Metodisk gør vi brug af et gevinstrealiseringsdiagram som kortlægger afhængigheder mellem projektets formål til projektets leverancer. Gevinstdiagrammet giver indsigt i, hvordan vi kommer fra leverance til træning i kompetencer – kompetencer, der skaber ny adfærd og sikrer gevinstrealisering i forhold til projektets formål. Det kræver fokuseret forandringsledelse, hvorfor det er væsentligt at inddrage de forskellige ledelsesniveauer i processen og skabe et tidligt ejerskab. Ledelsen er derfor med til at definere, hvilke kompetencer og nødvendige adfærdsændringer, der er behov for, samt vurdere det modstandsniveau, vi vil møde blandt medarbejderne i de enkelte enheder. Alt sammen vigtige fokusområder, som bidrager til bedre forståelse af behov og barrierer, som er et naturligt element i større transformationsprojekter.

Se gevinstrealiseringsdiagrammet her

De næste skridt

Næste skridt er at få brudt den nødvendige adfærd ned i konkrete handleplaner, og herefter sikre at relevante ledere støtter op om handleplanerne. På den måde kan vi i fællesskab løfte kompetencer, ændre adfærd og skabe den værdi hos kommunens borgere og medarbejdere, som Min Dialog er sat i verden for.

Vi kan ikke realisere samtlige gevinster med det samme, da Min Dialog rummer mange forandringer i arbejdsgange og -kultur. Det kræver derfor en overgangsperiode, før vi ser det fulde potentiale udfolde sig. Vi vil derfor have fokus på løbende implementering og opfølgning.

I Frederiksberg Kommune er projektet organiseret med et direkte ansvar hos styregruppen, hvori direktionen indgår. Projektet er desuden baseret på et tydeligt lokalt ledelsesansvar med udgangspunkt i de besluttede mål og gevinster.

Der er ingen nemme snuptag eller smuttag for en vellykket implementering, og vi vil derfor have et vedvarende fokus, for at få de planlagte gevinster indfriet.