Sønderborg Kommune forenkler dokumentationsarbejdet ved at rydde op
Som en del af kvalitet og forenkling mere nærvær hos borgeren har medarbejderne i 2 udvalgte pilotenheder, et plejecenter og et hjemme- og sygepleje distrikt været med til at påpege hvilke forenklinger de kunne se i det daglige arbejde.
5 medarbejdere fra henholdsvis hjemme- og sygeplejen og plejecentre har påpeget indsatsområderne, forslået ændringer og deltaget i testen disse. Vi har arbejdet med forbedringsmodellen ved at arbejde med småskala afprøvninger og tests. I løbet af marts – juli 2022 er vi ved at sprede indsatserne til hele den kommunale hjemme- og sygepleje og til alle plejecentre.
Et indsatsområde er at rydde op i dokumentation. Efter implementeringen af FSIII har det være svært for medarbejderne at overskue, hvad der blev dokumenteret hvor.
Væk med unødige skemaer og dobbeltdokumentation
For at være sikre på at kollegaerne kunne finde dokumentationen blev der ofte dokumenteret flere steder. Samtidig har vi i forhold til ”I sikre hænder” en række skemaer, som skulle udfyldes for at sikre at tingene blev gjort. Ud over skemaerne fra I sikre hænder har medarbejderne selv opfundet tjekskemaer, for at sikre at tingene bliver gjort.
Når vi har haft tilsyn og der er påpeget mangler, er der også lagt ”regler” oven på dokumentationen. Det betyder at der er lagt oven på og oven på, men vi er aldrig stoppet op for at finde ud af, hvad vi kan undvære. Det har vi nu gjort med dette projekt Kvalitet og forenkling.
Resultatet er, at de fleste af skemaerne er blevet afskaffet og vi har lagt nogle få ind i EOJ systemet. Det betyder at mindst 69 papirskemaer er blevet til ét og det er den printede medicinliste, som vi på nuværende tidspunkt lader ligge hos borgerne.
Hvor bliver der så dokumenteret?
Vi har kigget på ”hvad kan vi nøjes med at dokumentere”. Medarbejderne vil gerne skrive at de har været hos borgeren. I stedet for at skrive hver gang vi har været hos borgeren, opdaterer vi tilstanden, som beskriver borgerens problem og vi opdaterer ydelsen og handlingerne hvor det er relevant, så det altid er opdateret. Det betyder at medarbejderne kun skal dokumentere når der er ændringer i borgerens problem eller i de handlinger man udfører hos borgeren.
Det kræver en stor kulturændring at have tillid til at medarbejderne selvfølgelig gør det der er planlagt hos borgerne. Den manglende tillid ser vi ikke hos lederne, men hos kollegaerne indbyrdes.
I Sønderborg Kommune triagerer vi efter ”tidlig opsporing” ved alle borgere dagligt eller ved hvert besøg. Når vi kigger på, hvad vi kan nøjes med at dokumentere bliver triageringen omdrejningspunktet. Triageringen er dokumentationen for at medarbejderen har kigget på borgeren og vurderet om der er ændringer i den habituelle tilstand. Det er dokumentationen for borgerens tilstand ved besøget og at medarbejderen har foretaget en vurdering.
Nye arbejdsgange sætter dokumentationen i system
Oprydningen består desuden i at vi har udarbejdet retningslinjer og arbejdsgange for, hvor vi dokumenterer, at vi dokumenterer ét sted og kun sender en advis, når der er en opgave, man skal udføre i næste vagtlag.
Her arbejder vi med ”Nice to know og need to know”. I retningslinjen er det præciseret, hvad man skal sende en advis om og til hvem. Der var tidligere en tendens til at man sendte til alle grupper og alle vagtlag for en sikkerhedsskyld og vi arbejder også med kulturen i forhold til om medarbejderne stoler på at kollegaerne kan finde oplysningerne.
Som en del af projektet er der lavet en film om dokumentation I Sønderborg Kommune.
Efter overgangen til FSIII klager medarbejderne over at de har svært ved at få overblik over dokumentationen i EOJ, det skyldes at oplysningerne efter FSIII – metoden er fragmenteret. Som en del af projektet med forenklinger har vi udarbejdet ændringer i EOJ systemet for at forbedre overblikket for medarbejderne. Vi har arbejdet med at forbedre overbliks siden i EOJ ved at indsætte links og ændre hvilke oplysninger der skal tilgås fra forsiden, så det er hurtigere og giver færre klik for medarbejderne at tilgå de nødvendige oplysninger i FSIII.
En observation undervejs er også at der er flere medarbejdere der søger og læser de samme oplysninger om morgenen. For eksempel så vi at udsøgningen af FMK ændringer tog lang tid og der var flere medarbejdere, der sad med det samme. Her har vi ændret arbejdsgangen, så det er én medarbejder der udsøger og derefter giver videre på kørelisten, til den medarbejder der har opgaven.
