Medarbejdere fra ældreplejen i Billund Kommune sætter dokumentation under lup

Af Kommunikations- og projektmedarbejder Henriette Nedergaard Vinkel, Billund Kommune.

Vi hører det ofte: Der bliver dokumenteret uhensigtsmæssigt, og systemerne kan samtidig være svære at orientere sig i. Billund Kommune har forsøgt at vende bøtten ved i et år at ansætte fire ”it-interesserede medarbejdere” fra driften inden for ældreområdet i puljeprojektet ”Sammen om dine data”. Tre social- og sundhedsassistenter og en sygeplejerske har derfor siden 1. maj haft til opgave at arbejde med bl.a. dokumentationspraksis og med at gøre det elektroniske omsorgssystem mere brugervenligt.

- Medarbejderne fra driften er med til at sikre, at løsningerne, projektet kommer frem til, er driftsnære. Vi har fået en helt unik indsigt i, hvor og hvorfor det nuværende system, og den måde, vi dokumenterer på, ikke fungerer optimalt, fortæller Pia Mejborn, chef for Voksenstøtteområdet i Billund Kommune.

I alt er der syv ansatte i projektet: En projektleder, en it-projektmedarbejder, en kommunikations- og projektmedarbejder og tre it-interesserede medarbejdere. Ud over dokumentation har puljeprojektet også fokus på velfærdsteknologi og kultur.

Udfordre ”plejer” på rådhuset

26-årige Caroline Bodenhoff er normalt ansat som social- og sundhedsassistent på Sydtoftens Plejecenter i Grindsted, men indtil april i år er hun en del af projektteamet.

- Det har været - og er - fedt at være en stemme i det her projekt og kunne præge det, så vores løsninger kommer til at passe til ”os derude”. Det, vi har været gode til, er at udfordre ”plejer” på rådhuset, fortæller hun.

Det er Rikke Hansen, 42 år, og sygeplejerske ved det udekørende team Grindsted ude 2, enig i. Som ansat i projektet oplever hun flere positive aspekter ved at være en del teamet:

- Vi skal stå på mål for vores udviklingsforslag, når vi er ude at teste dem blandt vores kolleger. Det giver nogle gode dynamikker og drøftelser, som er med til at udvikle praksis og løfte det faglige niveau.

Afprøvning i praksis undervejs

For at projektmedarbejderne løbende har kunnet afprøve og justere forskellige løsninger, har de arbejdet tæt sammen med tre pilotenheder inden for området: et plejecenter, en demensenhed på et plejecenter og et udekørende team.

Pilotenhederne har i projektperioden deltaget i en lang række observationer, og to gange om ugen har de lagt hus til projektteamets ”Udviklingscaféer”. Her har projektmedarbejderne bl.a. testet de ændrede brugergrænseflader i det elektroniske omsorgssystem og det nye undervisningsmateriale, de har udarbejdet med udgangspunkt i Fælles Sprog III-metoden og de tilknyttede arbejdsgange.

Samtidig har medarbejderne fra praksis haft mulighed for at henvende sig for at få hjælp til at arbejde i ”systemet”. En mulighed, som endte med at blive populær.

- Jeg fik virkelig meget ud af at sidde en time sammen med en af dem fra projektet. Det bliver meget praksisnært. Vi taler det samme sprog, og der er ikke en masse fremmedord. Det er helt nede på jorden og lige til at gå til. Og så fungerer det her med vejledning i mindre grupper bare rigtig godt, så man ikke behøver tage hensyn til flere niveauer af teknisk kunnen, fortæller social- og sundhedsassistentelev Anna Knigge, som har været med i ”Udviklingscafé” flere gange.

Frikøb af superbrugere og sidemandsoplæring

At medarbejderne på pilotenhederne tog så godt imod tilbuddet om at få undervisning i både det elektroniske omsorgssystem og Fælles Sprog III-metoden i ”Udviklingscaféerne” gav projektmedarbejderne indsigt i to ting: Sidemandsoplæring er en god måde at undervise medarbejderne på (også ifølge dem), og der er et stort behov for at få udbredt den fælles tilgang til dokumentation.

De to faktorer ovenfor blev grundstenene til udviklingen af et nyt undervisningskoncept for alle sundhedsfaglige medarbejdere i ældreplejen i Billund Kommune, som bliver implementeret i første kvartal af 2022.

I perioden er alle superbrugere på området blevet frikøbt til først at modtage en grundig undervisning i Fælles Sprog III-metoden, det elektroniske omsorgssystem og det nye undervisningsmateriale, som projektteamet har udarbejdet. Herefter er det meningen, at superbrugerne under supervision fra projektmedarbejderne skal varetage sidemandsoplæringen af alle medarbejdere ude på deres respektive enheder.

Fremadrettet vil alle fremtidige medarbejdere modtage samme undervisning i dokumentation inden for de første tre uger af deres ansættelse. Som afslutning på undervisningsforløbet modtager alle medarbejdere, der har gennemført forløbet, et såkaldt ”kørekort” som bevis for deres nyerhvervede kompetencer.