Databaseret praksis giver kvaliteten et løft i madservice Odense
I Odense Kommune anvender lederne en ledelsesrapport med data om madservice, ernæringsindsatser mv. som et strategisk redskab til styre ressourcer og optimere driften på mad- og ældreområdet. Ledelsesrapporten bidrager til, at ledelsen får et styrket beslutningsgrundlag for drift og styring af området, hvilket skal bidrage til at optimere service og kvalitet for borgerne.
Den månedlige ledelsesrapport er et strategisk styringsværktøj for ledergruppen af madserviceområdet i Odense Kommune, der anvendes til at drøfte data på tværs af området. Ledelsesrapporten giver lederne et datagrundlag til at være nysgerrige og undersøge udviklinger og tendenser i madservice.
Data i rapporten kan fx være antal leveringer til plejecentre, antal portioner, som borgerne køber pr. måned, økologiprocenter eller omfanget af madspild. Det er fx interessant at se, hvor meget den enkelte borger køber. Hvis borgerne kun bestiller mad 2-3 gange om ugen, er det en indikator for, at deres måltider rækker til flere dage. Det kan betyde, at madserviceleverandøren bør tilpasse måltidets størrelse.
Ledelsesrapporten giver således en databaseret praksis, hvormed beslutninger træffes på et faktuelt grundlag. Rapporten anvendes til dels at understøtte økonomiske- og styringsmæssige hensyn og dels til at optimere service og kvalitet for borgerne.
Fire procedurer kendetegner den månedlige proces omkring ledelsesrapporten
Lederne indtaster data fra hver deres område
På månedlig basis indtaster lederne på madserviceområdet, herunder lederen af Byens Køkken, lederen af personalecafeerne og lederen af køkkenerne på plejecenteret, data fra hver deres ledelsesområde i en fælles rapportskabelon. Lederne trækker selv data fra egne systemer. Rapportskabelonen ligger på et fælles drev, hvor alle ledere skriver data direkte ind i rapporten, hvilket sikrer effektivitet og begrænser ressourcerne til at udarbejde rapporten. I rapportskabelonen fremgår det, hvilke data lederne skal indrapportere.
Én af lederne samler data og strukturerer ledelsesrapporten
Lederen for personalecafeerne sikrer sig, at de øvrige ledere har indskrevet data i den fælles rapportskabelon, hvorefter lederen sørger for at tilrette opsætning, struktur og indholdsfortegnelse. Lederen konverterer rapporten til en PDF-fil og sender den til chefen for Mad og Frivillighed og den øvrige ledergruppe.
Se eksempel på ledelsesrapport
Chefen for Mad og Frivillighed drøfter data med hver leder
Hver måned drøfter chefen for Mad og Frivillighed i Odense den indrapporterede data med hver enkelt leder fra madserviceområdet i ca. 10 minutter over telefon. Dette afklarer behov for tiltag eller tilpasninger i driften på det enkelte område. Der kan fx i tilfælde af manglende omsætning på personalecafeerne eller ledige stillinger i Byens Køkken flyttes rundt på medarbejdere i perioder, eller der kan afsættes timer til specifikke opgaver, hvor der ses en nedgang, fx antal borgere, der vejes. Den individuelle telefonsamtale fungerer samtidig som forberedelse til det tværgående ledermøde, både for den enkelte leder og for chefen for Mad og Frivillighed.
Systematisk drøftelse på tværgående ledermøde
Hver måned afholder chefen for Mad og Frivillighed et tværgående ledermøde, hvor lederne fra madservice bliver samlet. Forud for mødet læser Chefen for Mad og Frivillighed rapporten igennem og udvælger nogle kritiske områder, de skal drøfte på mødet. Det kan fx være en nedgang i antallet af borgere, der modtager madservice. På mødet afklarer lederne, om der er brug for at undersøge baggrunden for disse tendenser, så der kan laves tilpasninger eller tiltag på baggrund af, hvad data viser.
