Hjælpeværktøjer: Udarbejd implementeringsplan for NKR

Milepælsplan og tidsestimat

En milepælsplan giver overblik over implementeringsprojektet fra start til slut og viser, hvornår de enkelte milepæle skal være nået. En milepæl er nået, når en gruppe af sammenhængende opgaver er afsluttet. Et implementeringsprojekt omfatter så mange forskelligartede opgaver, at det er nødvendigt at gruppere dem, afdække deres indbyrdes afhængigheder og uddelegere ansvar, for at de bliver gennemført. Til det formål er en milepælsplan nyttig.

En milepælsplan består af følgende komponenter:

• Indsatsområder, delt op i aktiviteter som fordeler sig over en tidslinje
• Leverancer, der markerer at en væsentlig opgave er løst
• Deadlines for leverancer, der tilsammen giver en samlet tidsplan
• Evt. navne på de ansvarlige for hvert indsatsområde
• Evt. tidsestimat på gennemførsel af hvert indsatsområde.

Den første version af milepælsplanen udarbejdes, når implementeringsprojektet starter. Planen skal være fleksibel og kunne justeres og udbygges. Analysefasen vil tydeliggøre, hvilke tiltag der er behov for at gennemføre, og kan søledes gøre milepælene mere præcise.

Projektgruppen udarbejder milepælsplanen i fællesskab for at sikre at den er så gennemtænkt som muligt, og for at skabe ejerskab til den fælles plan. Projektlederen må bygge sit lederskab på gruppemedlemmernes ansvarsfølelse, der forudsætter at de har forpligtet sig på en fælles plan.

Milepælsplanen er nemmest at skabe i fællesskab, hvis projektlederen hænger papkort eller store postits på en væg til at strukturere de enkelte elementer i implementeringsplanen.

Planen kan udarbejdes ved et udvidet arbejdsmøde med følgende trin:

1. Skab overblik over hvilke forandringer der skal være gennemført når implementeringsprojektet er slut. Hver af disse forandringer er en leverance. Skriv et papkort / postit om hver leverance.
2. Sæt leverance-kortene op på væggen yderst til højre, og føj aktiviteter til i den rækkefølge de skal afvikles for at nå frem til at leverancen er komplet.
3. Gruppér aktiviteterne i implementeringsprojektet i indsatsområder, som f.eks. ”projektledelse”, ”kommunikation”, ”måling” og ”ændringstiltag”. Hvis der er brug for en underopdeling af indsatsområder, kan man med fordel bruge trinene fra implementeringsmodellen. Trinet ”Gennemfør planen” kan droppes og erstattes af de PDSA forløb, man påtænker.
4. Projektgruppen identificerer milepælene indenfor hvert indsatsområde. Enhver leverance er en milepæl, men milepæle kan godt være uden leverancer.
5. Når alle milepæle er placeret på væggen, justere I dem tidsmæssigt i forhold til hinanden.
6. Aftal ansvarsfordeling, og organiser projektgruppen herefter m.h.t. mødestrukturer, rapportering og samarbejdsformer i øvrigt.
   
   

Det kan lette overblikket at have et overslag over forbruget af arbejdstimer til de opgaver, der fører frem til hver enkel milepæl. Herved bliver det synligt for alle, om og i hvilket omfang, deres rolle i implementeringen vil kræve nedprioritering af eller aflastning fra andre opgaver. Orienter ledelsen efterfølgende, og lav klare aftaler om rammerne for implementeringsarbejdet.

I kan udføre tidsestimat ved, at hvert medlem kommer med et bud på hvor mange timer de vurdere at skulle bruge til hver opgave, der skal løses for at nå milepælene. Tag en milepæl ad gangen, brug et minut på at brainstorme omkring hvilke arbejdsopgaver der ligger i den, og lad så hvert gruppemedlem notere sit bud på, hvor mange timer den ansvarlige skal bruge. Gennemsnittet af gættene bruges som rettesnor. Metoden er simpel og effektiv, hvis man ikke går for meget i detaljer. Det forventede forbrug af arbejdstimer kan indføjes i selve milepælsplanen, når I skiver den ren. Husk, at projektgruppen også skal sætte tid af til at deltage i arbejdsgruppemøder.

Nedenfor ses et eksempel på en milepælsplan med anslået tidsforbrug. Der findes avanceret software som kan understøtte en projektleders arbejde, f.eks. med milepælsplanlægning. Hvis projektlederen ikke er fortrolig med den slags værktøj, så brug simple oversigter f.eks. Excel. Skabelon til det viste eksempel finder du her.

Handleplan

Som tovholder eller projektleder for implementeringen kan du have mange opgaver, som andre skal bidrage til at løse. Det kan blive komplekst og uoverskueligt, også for dem der er med i projektgruppen. Her er en fælles, opdateret handleplan et godt værktøj: Skabelon for handleplan (internt link: Excel dokument med handleplan som pivot-tabel – Katrine Kirk leverer).

En god handleplan indeholder som minimum en beskrivelse af de enkelte opgaver, hvem der er ansvarlig for dem, hvornår de skal være løst, samt en kolonne til at notere status.

Hvis der udarbejdes en handleplan i Excel, er pivot-tabel funktionen nyttig til at sortere og filtrere de enkelte linjer (grupperet opgaver efter hvem der er ansvarlig, eller i datorækkefølge i.f.t. deadlines). Funktionen gør det muligt at sortere afsluttede bort uden at de bliver slettet. Det kan være praktisk hvis det undervejs skal dokumenteres hvad der er gjort.

Det er desuden et godt råd at sætte et anslået timeforbrug på de enkelte opgaver. Det kan være med til at synliggøre, om der er behov for at frigøre ekstra tid til implementeringen hos nøglepersoner. Det bidrager også til at skabe en realistisk tidsplan. Skabelon til det viste eksempel finder du her.

Opfølgning på implementeringsaktiviteterne kan deles i to grupper:

Opfølgning på de aktiviteter der knytter sig til hvert element i implementeringsprojektet, f.eks.:

	Planlagt	I gang	Justering	Afsluttet	Bemærkning
Organisering af implementeringsopgaven
Fastsæt målsætning
Etabler klinisk måling
Udfør barriereanalyse
Vælg implementerings-tiltag
Udarbejd implementeringsplan
Gennemfør plan
Integrer NKR i daglig rutine

Opfølgning på de aktiviteter der knytter sig til hvert af de valgte implementeringstiltagene, f.eks. et eller flere blandt følgende:

	Planlagt	I gang	Justering	Afsluttet	Bemærkning
Distribution
Passiv undervisning					Antal timer Antal deltagere
Interaktiv undervisning					Antal timer Antal deltagere
Uddannelsesbesøg
Lokale meningsdannere
Patientrettet intervention
Audit og feedback					Antal timer Antal deltagere
Påmindelse
Massemedie
Ajourføring af patientinformation
Lokal tilpasning efter barriere analyse
Anskaffelse af apparat
Andet

Det kan være ganske nyttigt at have en struktureret handleplan som er fælles for projektgruppen. En handleplan kan udformes helt ned på enkelt-opgave niveau, og angiver som minimum, hvem der skal gøre hvad og med hvilken aftalt deadline. Andre oplysninger som f.eks. anslået tidsforbrug, status på opgaven, eller hvad der måtte være behov for, kan desuden tilføjes. 

Husk blot, at det skal være et anvendeligt og forståeligt værktøj, så hold det så simpelt som muligt. Find et eksempel på brug af pivot-tabeller i Excel til handleplan i værktøjssektionen.